La fórmula base es:

Time to Hire = Fecha de aceptación de la oferta − Fecha de inicio del proceso del candidato

Ejemplo rápido

• El candidato aplica o es contactado y acepta iniciar proceso: 1 de marzo
• Acepta oferta: 20 de marzo

➡️ Time to Hire = 19 días

Ojo: define “inicio del proceso” (para que sea comparable)

Hay dos formas comunes (elige una y úsala siempre):

1. Desde aplicación (applied date)
   Útil si recibes muchos candidatos inbound.
2. Desde primer contacto efectivo (sourced/first contact accepted)
   Útil si haces headhunting y quieres medir velocidad desde que alguien se “sube” al proceso.

Lo importante no es cuál uses, sino que quede estandarizada.

Time to Hire vs Time to Fill (la confusión típica)

Aunque suenan parecido, miden cosas distintas:

• Time to Hire: desde que un candidato entra al proceso → hasta que acepta.
• Time to Fill: desde que se abre o aprueba la vacante → hasta que alguien acepta.

Time to Fill incluye todo lo previo: aprobación del rol, definición del perfil, publicación, búsqueda, etc. Por eso suele ser más alto.

Consejo práctico:

• Si quieres medir eficiencia de selección → mira Time to Hire.
• Si quieres medir eficiencia global de staffing → mira Time to Fill.

¿Por qué el Time to Hire importa tanto?

1) Pierdes talento por lentitud

En perfiles demandados (tech, data, ventas), un candidato bueno rara vez espera semanas sin avances. Un proceso lento se traduce en ofertas perdidas.

2) Se disparan costos

Más días abiertos = más horas de entrevistas, coordinación, seguimiento y operación interna.

3) Afecta la experiencia del candidato

Un proceso largo sin claridad da sensación de desorden y baja tu reputación como empleador.

¿Qué significa un “buen” Time to Hire?

No existe un número mágico universal porque depende del rol, seniority, industria y disponibilidad del mercado. Lo que sí funciona es evaluar si tu Time to Hire es:

• Consistente (no depende de suerte o del entrevistador)
• Predecible (puedes estimarlo)
• Competitivo (no pierdes candidatos por demora)
• Sin sacrificar calidad (baja rotación, buen desempeño en 90 días)

La meta real no es “lo más rápido posible”, sino “lo más rápido posible manteniendo calidad”.

Las causas más comunes de un Time to Hire alto

Si tu proceso se alarga, normalmente es por una (o varias) de estas razones:

1. Perfil poco claro (piden “de todo” y nadie encaja)
2. Demasiadas etapas (5–7 entrevistas sin propósito distinto)
3. Feedback lento (decisiones se postergan días)
4. Pruebas técnicas largas o mal diseñadas
5. Disponibilidad baja de entrevistadores
6. Falta de scorecards (cada quien evalúa “a su manera”)
7. Oferta tardía (aprobaciones internas lentas, rango salarial no definido)

Cómo reducir el Time to Hire sin bajar la calidad

Aquí tienes acciones concretas que suelen dar resultados rápido:

1) Define un scorecard antes de entrevistar

Un scorecard es una lista corta de criterios (4–6) con definición clara. Ejemplo:

• Conocimiento técnico
• Resolución de problemas
• Comunicación
• Ownership
• Trabajo en equipo

Si no hay scorecard, las entrevistas se vuelven subjetivas y largas porque nadie sabe qué decidir.

2) Menos etapas, pero mejor diseñadas

Un proceso eficiente no es el que “entrevista menos”, sino el que elimina etapas repetidas. Idealmente:

• Screening (15–20 min)
• Técnica (prueba corta o entrevista técnica estructurada)
• Final (cultura/fit + decisión)
• Oferta

3) Implementa un SLA interno para feedback

SLA = tiempo máximo para responder internamente.

Ejemplo de SLA que funciona:

• Feedback de entrevista: máximo 24–48 horas
• Decisión final: mismo día o al día siguiente
• Envío de oferta: 24 horas después de decisión

4) Pruebas técnicas: cortas, relevantes y con criterio claro

Si la prueba toma medio día, pierdes candidatos. En vez de eso:

• 60–90 minutos máximo (cuando aplica)
• O revisión de repositorio/portafolio (si el rol lo permite)
• O ejercicio práctico pequeño basado en trabajo real

5) Pre-alinea rango salarial y condiciones desde el inicio

Muchos procesos mueren al final por “no había presupuesto”.
Alinea:

• Rango
• Modalidad (remoto/híbrido)
• Tipo de contrato
• Fecha estimada de inicio

6) Agenda entrevistas en bloque

En lugar de “cuando se pueda”, usa bloques fijos:

• Martes y jueves: entrevistas técnicas
• Miércoles: entrevistas finales
  Esto reduce reprogramaciones y acelera decisiones.

Plantilla rápida para medir Time to Hire (copiar y usar)

Puedes medirlo con una tabla simple:

Campos mínimos

• Nombre candidato
• Rol
• Fecha inicio proceso (aplicación o primer contacto aceptado)
• Fecha entrevista técnica
• Fecha entrevista final
• Fecha oferta enviada
• Fecha oferta aceptada
• Resultado (contratado / no)

Cálculo

• Time to Hire = (Oferta aceptada − Inicio proceso) en días
• Además útil: “días por etapa” para encontrar cuellos de botella.

Mini FAQ

¿Cuenta desde que publico la vacante?
Eso sería Time to Fill. Time to Hire empieza cuando el candidato entra al proceso.

¿Qué pasa si el candidato se demora en responder?
Puedes medir dos métricas:

• Time to Hire total (realidad completa)
• Time to Hire “controlable” (excluyendo días de espera del candidato)
  Esto ayuda a separar problemas internos vs externos.

¿Se puede bajar el Time to Hire sin contratar peor?
Sí, si mejoras estructura: scorecards, SLAs, menos etapas y decisiones más rápidas con criterios claros.

Convertir el Time to Hire en una ventaja

Reducir el Time to Hire no es “apurar a la gente”. Es diseñar un proceso con claridad, en el que cada etapa tenga un propósito y cada entrevista produzca una decisión.

Si tu empresa está perdiendo candidatos por lentitud o el proceso se siente “eterno”, una optimización simple (scorecards + SLAs + embudo bien armado) puede cambiarlo todo.

 

En 5IG Solutions ayudamos a equipos a estructurar su proceso de selección y a cubrir vacantes con rapidez sin sacrificar calidad: definición del rol, embudo, evaluación técnica y shortlist.